Jak zorganizować profesjonalną konferencję biznesową?

Jeśli zdecydowałeś się na zorganizowanie konferencji, planowanie powinieneś zacząć przynajmniej 6 miesięcy wcześniej. Dzięki temu nie będziesz się niepotrzebnie stresować. Chociaż konferencja jest poważnym przedsięwzięciem, nie wpadaj w panikę. Musisz po prostu wykonać kilka podstawowych kroków.

Wybierz temat.

Każda wspaniała konferencja organizowana jest na jakiś konkretny temat. Zastanów się, co ma jednoczyć wszystkich mówców i uczestników Twojej konferencji. Pamiętaj, że najlepsze motywy są chwytliwe, relatywne i wywołują reakcję emocjonalną. Z pewnością chcesz, aby Twoja konferencja inspirowała i skłaniała do dyskusji. Motyw powinien do niej zachęcić.

Wybierając temat, powinieneś pamiętać, że nie ma to być tylko chwytliwe hasło dla wszystkich uczestników. Ma kierować Twoją marką i promocją, od zaprojektowania logo, przez wymyślenie hashtagów w mediach społecznościowych, po przygotowanie i wydrukowanie plakatów, broszur oraz innych materiałów reklamowych.

Stwórz zespół.

Jeśli możesz stwórz zespół, który przejmie odpowiedzialność za różne aspekty planowania, negocjacji i promocji. W skład zespołu mogą wejść następujące podzespoły: planistyczny, administracyjny, marketingowy i sponsorski. Postaraj się pozyskać wolontariuszy. Pomogą we wszystkich działaniach na miejscu w dniu konferencji. Twoim głównym zadaniem będzie koordynowanie zespołu, ustalanie priorytetów i delegowanie zadań,

Przygotuj budżet i biznesplan.

Niezależnie od tego, czy konferencja będzie finansowana przez sponsorów, czy nie, musisz zebrać odpowiedni budżet. Musisz wiedzieć, z jakich źródeł możesz pozyskać środki i na co konkretnie je wydasz. Dzięki temu łatwiej ustalisz cenę biletu na konferencję. Możesz wziąć pod uwagę m.in. miejsce konferencji, nocleg, transport, catering, sprzęt multimedialny, marketing. Przygotowanie budżetu z realistycznymi szacunkami będzie również przydatne przy wyszukiwaniu obiektów i negocjowaniu umów.

Jak wybrać odpowiednią datę?

Ustal datę na pół roku-rok do przodu. Musisz się też zastanowić, ile będzie trwać konferencja. Konsensus branżowy sugeruje, że wydarzenie z udziałem około 300 osób powinno trwać minimum 2 dni. Większe, wielotematyczne konferencje powinny trwać odpowiednio dłużej.

Wybierz datę, która nie będzie kolidować z innymi wydarzeniami, np. popularnymi festiwalami i imprezami sportowymi. Staraj się nie organizować eventu na wakacjach i feriach. Postaraj się celować w okres od połowy marca do połowy czerwca lub od początku września do końca listopada. Pamiętaj, że najlepsze dni na konferencję to czwartek i piątek. Wtedy wielu uczestników zdecyduje się na dłuższy weekend.

Na co zwrócić uwagę, wybierając miejsce?

Cena to tylko jeden z aspektów, który powinieneś brać pod uwagę przy wybieraniu miejsca. Profesjonalna sala konferencyjna w Krakowie jest przestronna i zapewnia przepiękny widok na Wawel. Wybierając salę, weź pod uwagę kilka czynników:

• wielkość,
• lokalizacja,
• atmosfera,
• wyposażenie,
• zakwaterowanie,
• catering,
• transport,
• aspekty techniczne.

Jeśli znajdziesz świetne miejsce, które przekracza Twój budżet, postaraj się wynegocjować niższą cenę w zamian za dłuższą współpracę.